Większe miejscowości są często wybierane jako lokacja do organizowania spotkań naukowych czy konferencji. Istnieje tam dużo obiektów od razu przystosowanych do tego, by można było wynajmować sale, pomieszczenia czy też pokoje w wyżej wymienionym celu. Organizacja konferencji w Warszawie lub innym dużym mieście jest łatwiejsza również ze względu na różne opcje dojazdu. Liczne połączenia samochodowe czy samolotowe, dobre warunki do postoju i rozbudowana infrastruktura noclegowa zachęcają wszystkich zainteresowanych tematem do wzięcia udziału w konferencji.
Obiekty tego rodzaju są atrakcyjne wizualnie, ale ich architektura nie jest skomplikowana – nie chodzi o efektowność, ważniejsze są np. wygoda użytkowania sal, dobry dojazd, duże możliwości techniczne. W większości obiektów dostępne jest nowoczesne, wysokiej jakości wyposażenie. Jeśli jakaś firma lub przedsiębiorca prywatny, ewentualnie zespół naukowców chce zorganizować konferencję, rzadko kiedy pyta o kwestie związane z estetyką. Ważniejsze są inne, np. udźwiękowienie, ogrzewanie, ergonomia pomieszczeń. Nowoczesne sale konferencyjne w Warszawie charakteryzuje bardzo dobra akustyka, gdyż uczestnicy konferencji mogą organizować odczyty, dyskusje i chcą się podczas nich słyszeć. Dzięki instalacji odpowiedniego wyposażenia jest to możliwe, a korzystanie z poszczególnych sal przyjemne i wygodne. Dostępny dla uczestników sprzęt komputerowy i multimedialny pozwala ubarwić dyskusję grafikami, tabelami lub innym rodzajem przedstawienia danych.
Sala szkoleniowa Warszawa powinna charakteryzować się też dobrym oświetleniem i wykończeniem. Spotkania organizowane są przez cały rok, stąd ważne jest np. ogrzewanie zimą i klimatyzacja podczas cieplejszych pór roku. Wiele konferencji zrzesza znane osoby z całego świata. Znacznie lepiej czują się w pomieszczeniach, które spełniają ich wymogi dotyczące jakości. Organizatorzy wybierają wielokrotnie te obiekty, z korzystania z których byli zadowoleni ich goście. Pomieszczenia są stale unowocześniane i w razie konieczności prowadzi się ich remonty lub przebudowy.
