Przedsiębiorcy, którzy prowadzą jakąkolwiek firmę sprzedażową, mają obowiązek udokumentowania zakupu za pomocą paragonu lub faktury. Dla klienta jest to nie tylko gwarancja możliwości ewentualnego zwrotu, ale również, bardzo często, podstawa do odliczenia podatku VAT od swoich zakupów. Podpowiadamy więc, czym różni się paragon od faktury, oraz kiedy należy stosować każdą z tych opcji.
Kiedy wystawia się fakturę, a kiedy paragon?
Podczas każdych zakupów otrzymuje się, razem z zakupionym towarem, paragon. Najczęściej jest on wystawiany tym konsumentom, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej. Zamiana paragonu na fakturę następuje w momencie, kiedy klient chce odliczyć podatek VAT od kupionych towarów, zazwyczaj o fakturę proszą osoby, które prowadzą własną firmę. Aktualne przepisy jasno określają, że od 1 stycznia 2020 roku taki dokument będzie można wystawić tylko w przypadku, gdy na paragonie znajdzie się NIP klienta, który o niego prosi. Warto zwrócić uwagę, że prawo nie zabrania generacji faktury VAT dla konsumenta, który nie ma zarejestrowanej działalności gospodarczej i przeciwnie– przedsiębiorcy można wystawić tylko tradycyjny paragon fiskalny.
Sprzedaż udokumentowana fakturą do paragonu na rzecz firm oraz osób prywatnych
Aktualna ustawa o VAT mówi, że sprzedaż jakichkolwiek towarów na rzecz firmy udokumentowana paragonem, a następnie fakturą, musi być wykazana w rejestrze sprzedaży na podstawie faktury, nie zaś paragonu czy też raportu z kasy fiskalnej. Jeśli zaś chodzi o klientów, którzy są osobami prywatnymi, przepisy nie są już tak bardzo rygorystyczne. Tacy konsumenci muszą jednak pamiętać o tym, aby udowodnić, że nie mają i nie będą mieli obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą faktur VAT. Wynika z tego, że jeżeli przedsiębiorca, który jest płatnikiem podatku VAT, może otrzymać należną fakturę, musi jednak powiadomić o tym fakcie sprzedawcę. Warto jednak pamiętać o tym, że niezależnie od tego, czy dokonuje się zakupu jako podatnik czy osoba prywatna, niedopuszczalne jest, aby po nabyciu towarów zmienić swoje stanowisko.
Jak wystawić fakturę do paragonu fiskalnego?
Obecnie w sieci dostępnych jest wiele programów, które umożliwiają szybko i bezproblemowo wystawić taki dokument. Warto jednak wspomnieć o tym, że do tego konieczne jest posiadanie drukarki fiskalnej. Najlepsze systemy oferują również księgowanie łącznych, okresowych raportów czy generowanie tradycyjnych, fiskalnych paragonów bez faktury. Istotną kwestią w działaniu wspomnianych programów jest to, czy paragon za dany
zakup został wystawiony w innym systemie czy w tym, w którym chce wystawić się fakturę. W przypadku tej drugiej opcji, program automatycznie wprowadzi dane do generowanego dokumentu na podstawie informacji z paragonu. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest jedynie podanie danych takich jak dane kontrahenta, który ma otrzymać fakturę, oraz zaznaczenie, czy należność za kupiony towar została już uregulowana. Jeśli jednak paragon fiskalny został wystawiony za pomocą systemu zewnętrznego, sprzedawca musi sam wprowadzić wszelkie niezbędne informacje. Jest to przede wszystkim nabywca, opis i wartość produktu oraz podstawowe dane księgowe. Cały proces przebiega dość sprawnie, a wszelkie kroki konieczne do wykonania przedstawione są w sposób czytelny tak, aby sprzedawca nie miał problemów z generacją faktury.
