Jak zachowywać się w środowisku biznesowym, by nie popełnić gafy? Odpowiedzią może być przestrzeganie odpowiedniej kolejności w trakcie czynności takich jak powitania, przedstawianie, przechodzenie na ‘ty’ czy wymiana kontaktów.
Mówi się, że za przyjęcie do pracy w 70% odpowiadają nasze kwalifikacje, a w 30% kompetencje interpersonalne. Kiedy jednak dochodzi do zwolnienia, jedynie w 30% przypadków dzieje się to z powodu kwalifikacji, a w 70% z powodu umiejętności (a raczej ich braku) zachowania się w biznesowym środowisku. To jeden z mocniejszych argumentów przemawiających za tym, dlaczego warto poznać zasady biurowego savoir-vivre’u i zacząć ich przestrzegać. Wiele wskazówek na ten temat dostarczają zasady tzw. precedencji, czyli krótko mówiąc – kolejności, według której wykonujemy pewne czynności.
Powitania i przedstawianie
Pierwsze dni w pracy, pierwsze spotkania z klientami – to okres, kiedy często mamy do czynienia z poznawaniem nowych osób, przedstawianiem siebie czy współpracowników. Zasady etykiety głoszą, że osobom o wyższej randze przedstawia się osoby o randze niższej, kobietom mężczyzn, a osobom starszym – młodsze. Małżeństwom zawsze przedstawiamy pojedyncze osoby, a osobom publicznym – niepubliczne. Jeśli poruszamy się w towarzystwie osób równych rangą, można użyć sformułowania ‘poznajcie się’ i pozwolić, by osoby te same wymieniły swoje nazwiska.
O podaniu ręki decyduje osoba z wyższym statusem. Tak więc przełożony pierwszy poda rękę podwładnemu, a kobieta mężczyźnie. Gospodarz spotkania, niezależnie od tego, jaki jest jego status względem gości, pierwszy wita podaniem ręki przychodzące osoby.
Przy wchodzeniu do pomieszczeń biurowych pamiętajmy, że to wchodzący pierwsi witają osoby, które znajdują się w środku, choćby były niższe rangą.
Przejście na ‘ty’
W nieco mniej formalnym środowisku pracy może paść propozycja, by zwracać się do siebie po imieniu. Jako pierwsza powinna zaproponować to jednak osoba wyższa rangą. Warto przy tym zwrócić uwagę, czy propozycja ta padła w okolicznościach, które pozwalają uznać ją za poważną. Jeśli po imprezie integracyjnej przełożony, który zasugerował nam zwracanie się do niego po imieniu, zapomina o tym i nadal tytułuje nas ‘panem’ lub ‘panią’, powinniśmy uznać wcześniejsze ustalenia za nieważne.
Niezależnie od tego, jak zwracamy się do przełożonych, w obecności gości lub klientów firmy pozostańmy przy bardziej oficjalnej formie, np. panie prezesie.
Wymiana kontaktów
Kropką nad i spotkań biznesowych jest moment wymiany wizytówek. To najlepsza forma przekazania danych kontaktowych i zaproszenia do dalszej relacji. Podobnie jak w przypadku powitań, inicjatorem powinna być osoba wyższa rangą. Po otrzymaniu wizytówki, odwzajemniany gest, jednak nie chowamy jej od razu – w dobrym tonie jest jej przeczytanie. Biorąc to pod uwagę, należy podawać ją stroną zadrukowaną do góry, bezpośrednio do ręki, a nie kładąc na blacie. Warto również pamiętać, by nie wymieniać się kontaktami podczas posiłku – to duży nietakt.
Etykieta biznesowa jest bardzo złożona, a powyższe zasady to tak naprawdę podstawy. Jeśli jednak w pełni je opanujemy, uda nam się uniknąć wielu niezręcznych sytuacji, jakie mogą wystąpić w pracy.
