Ważne dokumenty firmowe wymagają odpowiedniego przechowywania. Warto zatem wiedzieć, jakiego rodzaju dokumenty należy przechowywać oraz przez jaki okres czasu.
Przechowywanie dokumentów podatkowych
Wszelkie dokumenty podatkowe, w skład których wchodzą faktury VAT, dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym, księgi podatkowe oraz kopie wystawionych rachunków powinny być przechowywane przez okres pięciu lat od momentu końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Niemniej ważne są dokumenty ZUS, dzielące się na zgłoszeniowe, rozliczeniowe oraz płatnicze. Nie istnieje określony czas, przez który należy je przechowywać. Przyjmuje się jednak, iż powinny być one dostępne przez cały okres prowadzenia działalności. Dokumenty rozliczeniowe, potwierdzające comiesięczne dokonywanie rozliczeń z ZUS mają termin przechowywania dziesięć lat. Dokumenty płatnicze, które potwierdzają płatności, powinny być przechowywane do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Przechowywanie dokumentów pracownika
Dokumenty związane z zatrudnieniem oraz wynagrodzeniem za pracę pracownika są przechowywane przez okres pięćdziesięciu lat, od chwili zakończenia pracy pracownika dla danej firmy. Te dokumenty odgrywają niezwykle ważną rolę, gdyż są podstawą do ustalenia podstawy wymiaru emerytury bądź renty.
Przechowywanie dokumentacji firmowej
Przechowywanie dokumentacji firmowej powinno mieć miejsce w siedzibie zarządu firmy. Dobrze, gdy są podzielone na okresy rozliczeniowe, by można było je w bezproblemowy sposób odszukać. Dokumenty należy zabezpieczyć przed uszkodzeniem oraz całkowitym zniszczeniem.
Ważne dokumenty firmowe wymagają specjalistycznego przechowywania. Przechowywanie dokumentów jest niezwykle ważne i dostęp do nich powinien być zapewniony w każdym czasie i o każdej porze. Każda osoba, prowadząca własną firmę, powinna o tym pamiętać.
